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Calendario de Google simplifica programar reuniones

La función “Encontrar el momento” del Calendario de Google tamiza a las opciones para escoger el mejor tiempo para una reunión.

Factory Pyme | Por Elibeth Eduardo | @ely_e

Google quiere tomar un poco del dolor de cabeza que suele causar programar las reuniones de trabajo.

Para ello ha incorporado una nueva característica para su calendario en la aplicación de Android Google que ayuda a los usuarios a seleccionar una hora que funcione para todos los invitados a una reunión, sin tener que recurrir a consultas que van y vienen por el correo electrónico.

¿Cómo es posible? Veamos:

• Cuando un usuario establece una reunión va agregando personas al evento, “encontrar un momento” genera una lista de tiempos sugeridos en lo que ese contacto podría asistir.

• Esas sugerencias se construirán no sólo con el estado actual del calendario del invitado sino, también, con sus tendencias históricas de programación.

• Una vez que el organizador ha elegido un tiempo, el Calendario de Google envía todas las invitaciones.

En caso de que ninguno de los tiempos sugeridos funcione para todo el mundo, “encontrar un momento” también sugerirá las posibilidades de reuniones que son más fáciles para reprogramar a los participantes con el fin de hacer un grupo de trabajo de la reunión.

Las personas que no están seguros de que el sistema está sugiriendo el mejor tiempo de la reunión pueden hacer una revisión de un vistazo de los calendarios de todos los invitados, para confirmar que el evento no va a funcionar, o ver si hay alguna posibilidad de que el sistema informático haya fallado de alguna manera y sí hay una opción.

Palabra clave: colaboración

Encuentre el momento está diseñado para una oficina o equipo en el que la norma sea compartir los calendarios públicamente, ya que la función “no ir” no es parte de la configuración de los calendarios privados.

Por el momento, sólo está disponible en Android y sólo para las personas que están en Google Apps for Work o para los usuarios de Apps for Education.

El Calendario de Google ya es compatible con una versión de esta característica en la Web, pero esta es la primera vez que lo ha hecho en su versión móvil.

La versión de Android de encontrar un momento le sugerirá automáticamente el horario de citas, mientras que los usuarios de Internet tendrá que realizar la gestión – como siempre – manualmente.

Por ahora, no está claro si esta funcionalidad se abrirá camino para los usuarios gratuitos del Calendario de Google o para cualquier otro tipo de plataformas móviles como iOS.

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