¿Reuniones útiles en 2017? Aplique estos 5 consejos

No es una tendencia nueva: cada cierto tiempo “reverdece” el movimiento anti reuniones por considerarlas improductivas. La tecnología, sin embargo, ayuda.

Factory Pyme | Por Elibeth Eduardo | @ely_e

Así que, cada año, cientos de gerentes y fundadores se preguntan por estas fechas cómo hacer para evitar la “reunionitis” o cualquier forma patológica de gestión de acuerdos, planificación y/o resultados.

Pero el rechazo parece estarse agravando, quizás porque los integrantes de la Gig Economía con los que compartimos tareas son un poco sensibles con el tema de su tiempo.

Como sea, una encuesta de Harris para Clarizen reporta que:

• 46% de los empleados preferiría hacer cualquier otra cosa que asistir a una junta de estatus;
• 8% dijo preferir un tratamiento dental (incluso uno doloroso).

Nos gusten o no (en realidad son bastante impopulares), las reuniones de algún tipo son imprescindibles para concretar exitosamente:

• Procesos de coordinación de tareas y planes;
• Establecer mecanismo de colaboración eficientes según los proyectos y tareas propuestos.

Pero, antes de que reserve otra sala y la línea de la conferencia pase casi al piloto automático, veamos algunas recomendaciones que el equipo de Microsoft ha establecido entre sus clientes como de utilidad, de manera tal que puede lograr que la brecha entre las reuniones y sus objetivos y metas de negocio se reduzca sustancialmente.

1. Privilegié las revisiones cortas

Las revisiones son ideales para una conversación rápida y enfocada. Además, son fáciles de realizar.
Harvard Business Review recomienda limitarlas entre 15 y 30 minutos (máximo) y SOLO cuando sea posible.

Agende una revisión corta cuando necesite:

• Cubrir actualizaciones rápidas;
• Discutir alguna retroalimentación;
• Recibir opiniones simples del grupo;
• Reunirse de manera informal 15 minutos un mínimo de 5 y un máximo de 25 personas.

2. Actualizaciones

Las reuniones ad hoc (sobre la marcha) permiten que los equipos se pongan al día de procesos que están ocurriendo en tiempo real y se caracterizan por no tener – en general – mucha planeación.

Investigaciones realizadas por el equipo de Microsoft destacan que, según el Business Insider, estos tipos de reuniones han venido ganando popularidad y son cada vez más frecuentes porque son percibidas cómo más productivas que las reuniones tradicionales.

Las actualizaciones ad hoc pueden ser tanto presenciales cómo telefónicas o mediadas tecnológicamente para que cuente con participantes desde múltiples ubicaciones.

• Para grupos pequeños (tres a cinco participantes) puede, inclusive, considerarse la opción de las apps de mensajería instantánea (Whatsapp, Telegram, BBM, Skype móvil solo texto, etc.);
• Para grupos más grandes o en equipos que precisan una colaboración más profunda, las conferencias o videollamadas son ideales… y es probableme que le sirvan todas las apps que ya mencionamos.

¿Quieren ser más eficientes? Exploren compartir su pantalla o un documento y utilizar soluciones de colaboración para trabajar en tiempo real.

Ahora bien, ¿cuándo debe considerar una actualización ad hoc?:

• Cuando precise de una manera no estructurada de hacer preguntas rápidas.
• En los momentos donde sea necesaria la actualización de proyectos en tiempo real.
• La efectividad de esta conexión esta asociado a que los grupos sean de entre 3 y 15 personas.

En nuestra próxima entrega veremos las restantes sugerencias para tener las mejores reuniones posibles.
Al menos según Microsoft.