Recién conversamos sobre los recientes cambios en Office. Veamos en detalle como Outlook ahora es más productivo y contribuye a agilizar su gestión diaria.
Factory Pyme | Por Elibeth Eduardo | @ely_e
Decir que las bandejas de entrada de nuestro correo viven inundadas de información, no siempre relevantes, no es noticia y forma parte de nuestra vida cotidiana.
Sin embargo, la mayoría de los emprendedores y gerentes disponen de (muy) poco tiempo para revisar los elementos “recreativos” de su correspondencia y llegan a detestar el correo basura.
La jerarquización de qué vemos, atendemos y respondemos primero es una de las decisiones que pueden cambiar por completo la agenda del día.
Como el mercado ha venido generando distintas apps para intentar (aunque sea visualmente) ayudarnos en esta gestión, Microsoft ha decidido que Outlook no se va a quedar atrás en lo que a propuestas se refiere y ha incorporado dos nuevas funcionalidades que mejoran la colaboración y verificación de sus emails.
Focused: priorizar y jerarquizar
La primera herramienta ha sido denominada Focused y, como su nombre lo indica, permite que tengamos una bandeja adicional con los mensajes de correos más importantes, lo cual recuerda la función Priority del Blackberry Hub .
En el caso de Microsoft, la bandeja de entrada se separa en dos pestañas, quedando los mas importantes separados automáticamente en la pestaña “Focused”. Esta jerarquización se “construye” con nuestras selecciones de temas y contactos, permitiéndote al sistema “aprender” sobre nuestras prioridades.
Así, si tiene una junta importante o esta realizando una tarea urgente podrá programar Outlook para que le notifique SÓLO los correo de su jefe o aquellos necesarios para completar la gestión que está realizando.
@Mentions para no pensar
Y usted – como yo – no es tan cuidadoso en guardar los datos de las personas que puede requerir contactar luego como, por ejemplo, el atajo denominado “Mentions” permite agregar rápidamente nuevos destinatarios a sus correos.
Así, si una propuesta o reunión de negocios ha sido aceptada y usted quiere que la persona que le ayudó en la gestión lo sepa, solo tiene que colocar el signo @ delante del nombre de la persona en cualquier parte del cuerpo del correo para que el sistema sepa que está mención debe llegarle al suyo.
También es útil si esta detallando cómo se va a dividir la ejecución de un proyecto: la sola mención hace que el sistema sepa a quién debe enviarle el correo sin que usted deba colocarlo.
Todo ello para que usted piense en tareas, no en direcciones y pueda agilizar su día y, tal vez, vaciar tanto su bandeja de correos como sus asuntos pendientes.
Disfrute de estas nuevas funcionalidades y aproveche el tiempo que le permiten ganar.
