A mmodo de garantizar su futuro, todas las organizaciones y las personas necesitan un equipo preparado y capaz en llevar adelante los procedimientos relacionados con la documentación administrativa.
La documentación administrativa está presente en todas las organizaciones. Especialmente en plenos tiempos de transformación digital donde se requiere tener la información financiera de la empresa disponible todo el tiempo, en todas partes.
En la actualidad, todas las empresas deben tratar con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. Todo el personal, desde los ejecutivos. hasta el equipo de soporte están inundados con datos e información en diversos formatos. En consecuencia, las organizaciones deben contar con un recurso humano preparado y formado en un ciclo online sobre documentación administrativa, para satisfacer las exigencias de información del futuro.
La documentación administrativa contiene elementos muy importantes. Por eso se busca la forma de protegerla, y a la vez tenerla disponible. Para que tengan acceso a ella solo los interesados. Los encargados de su tramitación tienen que ejecutar unas normas establecidas en la legislación competente en las diferentes materias de que puede ocuparse esa administración. Hay unas normas básicas, como es el procedimiento común, y otras específicas, como pueden ser las normas que regulan los trámites judiciales.
La documentación administrativa en la era de la transformación digital
En plena era de la transformación digital, las técnicas de comunicación evolucionan con mucha rapidez. Así pues, las administraciones tienen que hacer un esfuerzo para adaptarse a los nuevos soportes en los que quedan plasmados los trámites administrativos. Adaptar sus herramientas de trabajo y el personal a la nueva forma de trabajar con esos medios. Igualmente, buscar nuevas formas de archivo. Porque la documentación administrativa, es una habilidad necesaria para seguir guardando información, así como para facilitar el acceso a las personas autorizadas que puedan utilizarlas para diferentes fines.
En el entorno digitalizado de hoy, las organizaciones deben aprender cómo manejar su documentación. De modo que utilicen la documentación según sea necesario. A esto e suma la creciente demanda del trabajo remoto, lo cual también obliga a las organizaciones a tener a un clic de distancia toda su documentación.
Proceso necesario pero preciso
Este proceso debe ser ejecutado diligentemente desde el momento que se recibe, o se crea, la documentación administrativa. De igual manera, durante la distribución, utilización y retención, hasta que finalmente se destruye o se archiva de forma permanente.
Cuando la documentación se encuentra recogida en su correspondiente expediente administrativo, la organización encargada de tramitarlo, tiene la obligación de proteger la información que contiene, regulando el acceso a esos datos. También tiene que garantizar la conservación del expediente mientras que sea útil. Se encargará de procurar su conservación a través del tiempo, estableciendo su archivo en el lugar adecuado.
El lugar y la forma de archivar la documentación administrativa, está regulado por normas legislativas. Además, tiene que encargarse de esa labor el personal cualificado para ello, para conservar los documentos realmente importantes y que merezca la pena que perduren en el tiempo.
Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio, ya sea papel o electrónico, digital o análogo, magnético u óptico,
