La digitalización es uno de los pilares de la transformación digital. Los procesos y rutinas de negocios sobre los que se sustenta la actual revolución industrial están diseñados para agilizar los procesos internos de las empresas.
Como la digitalización cambió los flujos de trabajo y la rapidez de respuesta que requieren los clientes está provocando que las estructuras sean menos rígidas. La implementación de la gestión digital de información, no solo mejora la seguridad, sino que además agiliza los tiempos de respuesta ante cualquier situación.
Sustituir los métodos tradicionales de manejo de información tiene muchas ventajas para las empresas. Especialmente en este contexto donde la presencia digital es obligatoria. La digitalización de documentos como de su gestión de manera segura a través de programas de gestión documental es clave, Docunecta es una empresa de gestión documental en Madrid que ofrece ambas cosas. Esta necesidad ha quedado más reflejada a causa del incremento en el teletrabajo por el coronavirus.
Como la digitalización cambió los flujos de trabajo: Conservar información de por vida
Antiguamente las oficinas ocupaban grandes espacios para salvaguardar una gran pila de carpetas repletas de facturas y contratos. Sin embargo, en muchas ocasiones los documentos impresos sufrían maltratos o pérdidas a causa de factores ambientales, accidentes y siniestros. Ahora se puede conservar esta información de por vida al ser almacenada en la nube, cambiando la forma de archivar información que debe ser respaldada.
Gestión documental sofisticada
Antes se perdían muchas horas para buscar documentos que por lo regular estaban desordenados e incompletos. Con la aparición de escáneres más sofisticados, los tiempos de captura y búsqueda se han reducido de manera considerable, además de ofrecer alternativas para tener una gobernanza óptima de papel. Por ejemplo, la digitalización ayuda a los colaboradores a que puedan modificar los archivos en diferentes formatos y a ordenarlos de mejor manera. Sin duda un cambio que pone a las empresas en una dinámica más competitiva a la de hace algunos años.
La masificación de la digitalización
Para analizar las grandes bases de información utilizando los métodos antiguos, se necesitaba mucho tiempo. Los datos cualitativo e información dura que permitían analizar el contexto de la empresa eran tan importante antes, como ahora. Pero hoy, las herramientas digitales permiten que estos sean extraídos y compartidos en instantes a diferentes áreas de una empresa con el fin de realizar diagnósticos oportunos, toma de decisiones y creación de escenarios en el mercado.
Hasta hace relativamente, solo las grandes corporaciones tenían la posibilidad de sustentar sus acciones bajo el respaldo de información correctamente analizada. En la actualidad, la digitalización y la gestión documental han puesto en manos de grandes y pequeñas empresas esta posibilidad.
La digitalización sin duda ha cambiado la forma en la que los colaboradores hacen sus actividades diarias. Sin embargo, la gestión documental es un plan de negocio que ofrece un desarrollo en el capital humano y nuevas formas de hacer negocio. Hay empresas que, además de soluciones, también ofrecen estrategias para capacitar a las empresas en su camino a la transformación digital.
